年末が近づくと、「今年も忙しかったな」と1年をふり返ることが増えますよね。
でも、「忙しかった」で終わらせてしまうと、来年も同じ忙しさをくり返すことになりがちです。何に時間を使っていたのかがわからないままでは、どこを楽にすればいいのかも決められません。
仕組み化（くり返す作業を、迷わず・少ない手間で回せる形にすること）を始める前に、まずは「何をしていたか」を見える化してみましょう。この記事では、年末にできる作業の棚卸しの方法をご紹介します。
＜この記事の3つのポイント＞
・棚卸しは、カレンダーとメールを見返せば30分ほどでできる
・「毎回同じ」「月1回以上」「人やAIに頼みたい」の3つの印で候補をしぼる
・全部はやらない。来年最初に取りかかる1つだけを決める
仕組み化の前に「棚卸し」が必要な理由
棚卸しとは
棚卸しは、いまある作業を全部書き出して見直すことです。お店で在庫を数えるのと同じように、自分の仕事を一つずつ数えてみるイメージです。
いきなり仕組みを作ると、続かない理由
私も仕組み化を始める前は、何に時間を取られているのかわかっていませんでした。
たとえばTikTokの投稿です。10分くらいで完成する予定だったのに、アニメやスライドを使っていたら、40分以上かかっていました。
Udemy講座の制作でも、作った動画のアップロードにかなりの時間がかかっていました。あとからわかったのは、Clipchamp（Windowsの動画編集ソフト）で動画を作っていたことと、私のパソコンのスペックが小さかったことが原因だったということです。
気がついたら、1作目の制作だけで半年以上を費やしていました。
「知らない」は、もったいない。いい勉強にはなりましたが、何に時間がかかっているのかを先に知っていれば、もっと早く手を打てたと思います。
「７月上旬リリース予定！Clipchampを卒業して分かった、AI×Canvaで作る動画教材の最短ルート」はこちら
時間を取られている場所がわからないまま仕組みを作ると、本当に困っている作業とは別のところを整えてしまうことがあります。そうすると「仕組み化しても楽にならない」と感じて、続かなくなってしまいます。
だからこそ、最初にするのは棚卸しです。
30分でできる、1年分の作業の書き出し方
1年分といっても、記憶だけでふり返る必要はありません。手元にある記録を見返せば、30分ほどでかなり書き出せます。
紙1枚かスマホのメモを用意して、気づいた作業をどんどん書いていきましょう。
カレンダーを見返す
まずは、1月から順にカレンダーを見返します。打ち合わせ、締め切り、講座の公開日、発送日など、予定として入れていた作業を書き出します。
「毎月この時期にやっているな」という作業が見えてくるはずです。
メールと送信済みフォルダを見返す
次に、メールの送信済みフォルダを見ます。何度も似た文章を送っている連絡はありませんか？
お申し込みへのお礼、日程の案内、告知のお知らせなどは、くり返しの作業になっていることが多いところです。
スマホのメモや写真も手がかりになる
スマホのメモや、作業中に撮ったスクリーンショットも手がかりになります。「この画面、何回も撮っているな」と気づいたら、それはくり返している作業のしるしです。
私が見返してみて「これ毎回やってる！」と気づいたのは、次のような作業でした。
・講座のスライドと台本づくり
・講座の告知文
・Kindleの登録作業
・ＳＮＳ投稿文
どれも、最初は1回ごとに一から考えていた作業です。
3つの印で「仕組み化の候補」をしぼる
書き出した作業に、次の3つの印をつけていきます。
印① 毎回同じ手順でやっている
手順がほぼ決まっている作業は、仕組みにしやすい作業です。手順書やテンプレート（ひな形）にすれば、次から考える時間を減らせます。
印② 月1回以上ある
回数が多い作業ほど、仕組みにしたときの効果が大きくなります。年に1回しかない作業は、あと回しでもかまいません。
印③ できれば人やAIに任せたい
「本当は自分でやらなくてもいいのに」と感じる作業です。いまはAIに下書きを任せられる作業も増えています。
印が2つ以上ついた作業が候補
印が2つ以上ついた作業が、仕組み化の候補です。3つともついた作業があれば、それが最優先になります。
来年最初に取りかかる「1つ」を決める
全部やろうとしない
候補がたくさん見つかると、全部片づけたくなります。でも、一度に全部やろうとすると疲れてしまい、結局どれも中途半端になりがちです。
まずは1つだけ。来年の最初に取りかかる作業を1つ決めましょう。
ちなみに、私が最初のころに作った仕組みはいろいろありますが、なんといっても便利だと思ったのは、メンバーペイ（オンライン決済のサービス）で作った簡易的な決済ページです。
商品に興味のある方にそのページを見せるだけで、商品の詳しい説明を読んでいただけます。選んだ商品の決済も、ボタン一つで完了します。
進め方も書いてある決済ページが一つあるだけで、ご案内からお申し込みまでの流れが完結します。最初のころの「仕組みらしい仕組み」としては、これが際立っていました。
参考記事「Cyfonsより先に選んだ理由〜メンバーペイ×AI仕組み化」はこちら
決めた1つは「手順書1枚」に書いてみる
1つ決めたら、その作業の手順を紙1枚に書き出してみてください。書き方は、こちらの記事でくわしくご紹介しています。
「仕組み化は手順書1枚から｜「毎回同じ作業」を減らす書き出し方」
まとめ｜棚卸しは、来年の自分への準備
・カレンダーとメールを見返して、1年分の作業を書き出す
・「毎回同じ」「月1回以上」「人やAIに頼みたい」の印で候補をしぼる
・来年最初に取りかかる1つだけを決める
年末の少しの時間で「何をしていたか」が見えれば、来年の仕組み化は迷わず始められます。
仕組み化を続けて、暮らしがどう変わったかは、こちらの記事に書いています。
「仕組み化を始めて2年、受講者と私の暮らしはどう変わったか」
書き出した作業を、AIと一緒に仕組みにしていく方法をまとめた講座と本もあります。必要な方は、こちらもどうぞ。
・Udemy講座「Claudeのチャットだけで仕組み化する」
・『コードを書かない仕組み化入門』→
