・仕組み化の第一歩は、ツールより先に「手順を書き出すこと」
・手順書は「いつ・何を見て・何を作り・どこに置くか」の4つで書ける
・書き出すと、AIや予約投稿に任せられる部分が見えてくる
「仕組み化」と聞くと、むずかしいツールの話に聞こえるかもしれません。
でも、最初の一歩はとても地味です。
毎回やっている作業を、紙に書き出すこと。
私も、以前はXの発信がなかなか続きませんでした。
ネタはその時の都合しだいで、ある時もあれば、ない時もありました。
いつもネタがあるわけではないので、仕組み化の前は、週に一度や不定期の発信でした。
しかも、投稿文を考えて、清書して、画像を作るまでに時間がかかっていました。
「今日は何を書こう」と悩むところから、毎回やり直していたのです。
この記事では、そんな私が「手順書」を1枚作ったことで、どう変わったかをお伝えします。
仕組み化とは「次も同じようにできる形にしておくこと」
がんばる量を増やすのではなく、考え直す回数を減らす
仕組み化というと、「もっと効率よく、もっとたくさん」と考えがちです。
でも、私が実感しているのは逆のことです。
がんばる量を増やすのではありません。
同じことを毎回考え直す回数を、減らしていくことです。
一度決めたやり方を、次も同じようにできる形にしておく。
これが、私の考える仕組み化です。
まず選ぶのは「毎週くり返している作業」1つだけ
いきなり全部を仕組み化しようとすると、続きません。
まずは、毎週くり返している作業を1つだけ選びましょう。
・SNSの投稿文づくり
・ブログのアイキャッチ（記事のいちばん上に出る画像）づくり
・お客さまへの案内メール
このように、「毎回だいたい同じことをしているな」と感じる作業が向いています。
私が仕組み化をして「やめたこと」については、こちらの記事にまとめています。
手順書は4つの項目で書ける
手順書と聞くと、分厚いマニュアルを想像するかもしれません。
でも、個人で使う手順書は、メモ1枚で十分です。
次の4つを書けば、形になります。
①いつやるか（きっかけ）
「毎週日曜の朝」「記事を公開したら」など、作業を始めるタイミングを決めます。
きっかけが決まっていると、「いつやろう」と迷わなくなります。
②何を見て作るか（材料）
作業のもとになるものです。
たとえばSNS投稿なら、「その週に書いたブログ記事」が材料になります。
材料が決まっていると、ネタ切れで手が止まることが減ります。
③何を作るか（できあがりの形と数）
「1記事から3本」「画像は1枚」のように、形と数を決めます。
ゴールが見えていると、作りすぎや、作り足りないことを防げます。
④どこに置くか（保存先・予約先）
できたものを、どこに保存して、どこで予約するかです。
置き場所が決まっていると、「あれ、どこに書いたっけ？」がなくなります。
最初から完ぺきに書かなくて大丈夫です。
この4つが埋まれば、それはもう立派な手順書です。
実例｜私のX投稿の手順書
ここからは、私が実際に使っているX投稿の手順を紹介します。
1つの記事から3本作る（型を決めておく）
ブログ記事1本から、X投稿を3本作ります。
型は決めてあります。
・①気づき・結論型（記事でいちばん伝えたいこと）
・②体験・数字型（自分のエピソードや実際の数字）
・③問いかけ・共感型（最後に記事のURLを入れる）
型があるので、「何を書こう」と悩むことがほとんどありません。
週3記事×3本を混ぜて、毎日の予約に並べる
ブログは週に3記事なので、投稿は3記事分×3本です。
これを混ぜて、毎日の予約投稿に並べています。
並べ方にもルールがあります。
同じ記事の投稿が2日続かないように、適度にシャッフルします。
こうすると、同じような投稿が重なりにくくなります。
実は以前は、1記事から7本作っていました。
週3記事×7本で21投稿、1か月だと84投稿です。
量が多すぎて、管理が大変でした。
正直、オーバー気味だったと思います。
それに、記事を書いた「熱」があるうちに、記事へ読みに来てもらいたい。
そのためには、投稿を先送りにせず、その月のうちに出し切る方がいいと考えました。
そこで、管理しやすい3本に変えました。
手順書は、一度作ったら終わりではありません。
使いながら、自分に合う形に変えていっていいのです。
手順にしたら、作るところまで自動化できた
手順が決まると、思いがけない変化がありました。
下書きづくりを、AIに任せられるようになったのです。
手順を書き出して、AIに覚えておいてもらう。
すると、記事から投稿文が自動で作られ、ほどよくシャッフルされた順番で、毎日の予約投稿まで続けられるようになりました。
AIに任せられたのは、手順が言葉になっていたからです。
頭の中にあるだけのやり方は、人にもAIにも渡せません。
４つの項目を書き込める、白紙の手順書を用意しました。
必要な方は、ダウンロードしてお使いください。
手順書にして変わったこと
いちばん大きかったのは、発信が途切れにくくなったことです。
毎日の予約投稿というスタイルを、続けられるようになりました。
手順書があるので、悩まなくていい。
都度考える必要もありません。
無理をして頭を悩ませ、あれこれ考えることから解放されました。
私は、これこそ意味のある自動化、つまり仕組み化だと思っています。
Xの投稿が予約で入っていると、ほかの作業に時間を使えます。
私の場合は、Udemy講座の制作や、公式サイトの商品づくりです。
そして、もうひとつの大きな変化は、健康的な生活ができるようになったこと。
空いた時間に、あきらめていたスポーツのトレーニングを取り入れました。
友人とお茶を飲む時間も、ペットとゆっくり散歩する時間もとれるようになり、みんなが健康的になりました。
もちろん、仕事に効率を取り入れたことで、仕事そのもののスキルアップにもつながっています。
最初の1枚をつくる3ステップ
「手順書を作ってみよう」と思った方へ。
次の3ステップで始めてみてください。
1回分の作業を、やりながらメモする
まずは、いつも通りに作業をします。
そのとき、やったことを順番にメモしていきます。
きれいに書かなくて大丈夫です。
4つの項目に当てはめて整理する
メモを、「いつ・何を見て・何を作り・どこに置くか」の4つに分けて整理します。
これで、手順書の1枚目ができあがります。
2回目はメモを見ながらやって、迷ったところを足す
次に同じ作業をするときは、手順書を見ながら進めます。
途中で迷ったところがあれば、そこを書き足します。
こうして少しずつ、手順書は自分に合った形に育っていきます。
最初から完成させなくていいのです。
まとめ
・仕組み化の第一歩は、ツール選びより「手順を書き出すこと」
・手順書は「いつ・何を見て・何を作り・どこに置くか」の4つで書ける
・手順が言葉になると、AIや予約投稿に任せられる部分が見えてくる
仕組み化は、がんばる量を増やすことではありません。
同じことを考え直す回数を減らして、空いた時間を自分にしかできないことに使うためのものです。
今週くり返す作業を、ひとつだけ選んでみてください。
最初の1枚は、メモ書きで十分です。
仕組み化の全体像は、こちらの記事でも紹介しています。
講座の販売やお申し込みまでを仕組み化する方法は、Udemy講座でもまとめています。
必要な方は、こちらからどうぞ。講座一覧（仕組化講座、kindle出版講座、講座の設計図.etc）
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